Ministerstwo Finansów przedstawiło zaktualizowany projekt rozwiązań prawnych, technicznych i biznesowych związanych z wdrożeniem obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Projekt uwzględnia szereg kluczowych postulatów zgłaszanych przez przedsiębiorców w zakresie wystawiania e-faktur. Jednocześnie resort zaprasza do dalszego dialogu – dodatkowe uwagi i opinie do projektu można zgłaszać do 25 kwietnia 2025 roku. Co warto wiedzieć na tym etapie?
Nowy harmonogram KSeF na 2025 rok
Najbliższe ważne kroki to czerwcowa publikacja schemy FA(3) oraz dokumentacji API, która będzie stanowić podstawę do przygotowania systemów informatycznych do obsługi nowych struktur e-faktur. Po dokonaniu analiz możliwości prawnych, biznesowych i technicznych, Ministerstwo Finansów potwierdziło wprowadzenie obowiązku e-fakturowania w dwóch głównych etapach, z dodatkowym odroczeniem dla najmniejszych podmiotów:
- Od 1 lutego 2026 r. – obowiązek obejmie dużych podatników, których wartość sprzedaży w 2024 r. przekroczyła 200 mln zł (łącznie z podatkiem).
- Od 1 kwietnia 2026 r. – obowiązek zostanie rozszerzony na pozostałych przedsiębiorców, z wyjątkiem najmniejszych podmiotów „cyfrowo wykluczonych”.
- Od 1 stycznia 2027 r. – obowiązek wystawiania e-faktur w KSeF obejmie najmniejszych podatników, których transakcje są niskokwotowe (do 450 zł za fakturę i łącznie do 10 tys. zł miesięcznie).
Źródło: https://www.gov.pl/web/finanse/krajowy-system-e-faktur–plan-wdrozenia
Ponadto, faktury VAT RR dokumentujące nabycie produktów rolnych od rolników ryczałtowych nie będą objęte obowiązkiem wystawiania w KSeF. Możliwość dobrowolnego wystawiania tych dokumentów w systemie pojawi się od 1 kwietnia 2026 r., zamiast wcześniej planowanego 1 lutego 2026 r. Projekt przewiduje przy tym także szereg rozwiązań ułatwiających wdrożenie nowego systemu i jego codzienne stosowanie. Ministerstwo zapewnia, również że do końca 2026 roku pozostanie możliwość wystawiania faktur z kas rejestrujących, nie będą nakładane kary za błędy związane z fakturowaniem w KSeF, a także nie będzie obowiązku podawania numeru KSeF w płatnościach (także w mechanizmie podzielonej płatności – MPP).
Nowa wersja – KSeF 2.0 i tryb offline24!
Na stronach Rządowego Procesu Legislacyjnego opublikowano również projekt ustawy wraz z pismami kierującymi projekt do opiniowania, zestawieniem stanowisk zgłoszonych przez uczestników konsultacji oraz odpowiedziami projektodawcy.
W czerwcu 2025 r. opublikowana zostanie nowa wersja systemu – KSeF 2.0 – obejmująca strukturę logiczną FA(3), czyli zaktualizowany schemat e-faktury, dokumentację interfejsu API (Application Programming Interface), służącą do integracji z systemami fakturującymi. To rozwiązanie umożliwi dużym firmom i integratorom technicznym przygotowanie się do sprawnej integracji z KSeF. Od 30 września 2025 r. udostępnione zostaną zaś testy API w trybie otwartym dla wszystkich zainteresowanych podmiotów.
Z kolei od listopada 2025 r. przedsiębiorcy będą mieli dostęp do testowej wersji Aplikacji Podatnika KSeF 2.0, co umożliwi im wcześniejsze poznanie funkcjonalności systemu i przygotowanie się do obowiązkowego stosowania KSeF. Faktury wystawiane w środowisku testowym nie będą jednak wywoływać skutków prawnych. Wreszcie, system produkcyjny KSeF 2.0 – umożliwiający wystawianie faktur w rzeczywistym obrocie gospodarczym – zostanie uruchomiony 1 lutego 2026 r., równolegle z początkiem obowiązkowego stosowania systemu przez dużych podatników.
Poza tym, od 1 listopada 2025 r. przedsiębiorcy będą mogli ubiegać się o certyfikaty wystawcy faktur, niezbędne do wystawiania dokumentów w trybie offline oraz w przypadku awarii systemu. Certyfikaty będą gwarantować bezpieczeństwo, autoryzację oraz ciągłość procesu fakturowania, niezależnie od zewnętrznych okoliczności. Szczegółowe informacje dotyczące generowania i pobierania certyfikatów znajdą się w dokumentacji API, która zostanie opublikowana w czerwcu 2025 r. na stronie internetowej Ministerstwa Finansów.
Co ciekawe, istotną zmianą wprowadzoną przez Ministerstwo Finansów jest możliwość bezterminowego wystawiania faktur w trybie offline, tzw. „offline24”. Konstrukcja tego rozwiązania odpowiada na dwa kluczowe postulaty zgłaszane przez przedsiębiorców. Po pierwsze, umożliwia wystawienie i wydanie faktury na rzecz podmiotów zagranicznych lub krajowych, które nie posługują się numerem NIP, w sposób dogodny i elastyczny. Po drugie, daje przedsiębiorcom możliwość wystawiania e-faktur w przypadku wystąpienia trudności technicznych, takich jak problemy z dostępem do sieci transmisyjnej, co eliminuje obawy związane z opóźnieniami w przekazywaniu faktur do KSeF.
Pozostałe nowości i zmiany
Ministerstwo Finansów wprowadziło także mobilną aplikację KSeF, dostępną bezpłatnie w sklepach Google Play i App Store. Przedsiębiorcy mogą dzięki niej wygodnie zarządzać swoimi fakturami na smartfonach. Aplikacja umożliwia uwierzytelnianie się Profilem Zaufanym, wystawianie i przeglądanie faktur, a także ich bezpieczne udostępnianie drogą elektroniczną. W przypadku prowadzenia działalności w kilku firmach, użytkownik może zarządzać różnymi profilami sprzedawcy. Udogodnieniem jest również możliwość tworzenia listy kontrahentów oraz rachunków bankowych, które przechowywane są w prywatnej chmurze. To skraca czas potrzebny na wystawienie faktury i usprawnia proces. Aplikacja umożliwia także szybkie sprawdzenie, czy dana e-faktura została poprawnie przesłana do KSeF i znajduje się w systemie.
Dodatkowo, w odpowiedzi na postulaty rynku, przewidziano szereg ułatwień w wystawianiu faktur masowych, w tym również dla konsumentów. Choć nie będzie to obowiązkowe, możliwość taka została zachowana, co powinno uprościć proces fakturowania w firmach kierujących ofertę także do klientów indywidualnych. Ważnym udogodnieniem jest możliwość dołączania załączników do e-faktur – rozwiązanie to znajdzie odzwierciedlenie w strukturze logicznej FA(3). Załączniki będą stanowiły integralną część dokumentu i umożliwią przekazanie złożonych danych, np. dotyczących jednostkowych cen, ilości czy miary, w sposób zgodny z dotychczasowymi praktykami podatników.
Ministerstwo Finansów zachęca przy tym przedsiębiorców do aktywnego udziału w procesie legislacyjnym. Uwagi do projektu można przesyłać do 25 kwietnia 2025 r. na adres sekretariat.PT@mf.gov.pl. Szczegóły projektu ustawy, uzasadnienie oraz Ocena Skutków Regulacji, a także raport z konsultacji zawierający zestawienie uwag i propozycji przedsiębiorców, dostępne są w zakładkach Rządowego Procesu Legislacyjnego na stronie www.rcl.gov.pl.
Wszystkie te elementy tworzą spójną roadmapę zmian i ułatwień, które mają na celu zapewnienie przedsiębiorcom płynnego przejścia do obowiązkowego KSeF, a także zwiększenie transparentności i bezpieczeństwa obrotu gospodarczego.
Dołącz do Programu KSeF PRO i wdrażaj z nami KSeF w swojej firmie https://platforma.ikdp.jdmsite.com/produkt/program-ksef-pro-dla-dzialow-ksiegowych-i-biur-rachunkowych/
Autor
Monika Wolska-Bryńska
Radca prawny, specjalizacja – procedura podatkowa, w tym postępowania podatkowe i sądowo-administracyjne
Menedżer w Zespole Postępowań w Mariański Group Kancelaria Prawno-Podatkowa Sp.k., odpowiada za prowadzenie spraw klientów w ramach postępowań podatkowych oraz wtórnych do nich – postępowań zabezpieczających i egzekucyjnych, reprezentuje klientów w sporach przed organami podatkowymi oraz przed sądami administracyjnymi oraz występuje w postępowaniach karno-skarbowych. MarianskiGroup
Redaktor prowadzący
Adrian Szydlik
Radca prawny, entuzjasta rozwiązań edukacyjnych w prawie i podatkach
Właściciel Kancelarii AS Legal&Tax, platformy z kursami online dla studentów prawa ,,Prawo dla Ciebie” oraz współwłaściciel centrum szkoleń ,,S&G Akademia”. Z Instytutem Księgowości i Doradztwa Podatkowego współpracuje od 2023 roku, odpowiada za dobór tematyczny publikowanych treści, aktywnie wspiera proces ich powstawania i publikowania. LinkedIn
Redaktor naczelny
prof. Adam Mariański
Przewodniczący Rady Programowej Instytutu Księgowości i Doradztwa Podatkowego
Lider i założyciel Mariański Group oraz Instytutu Księgowości i Doradztwa Podatkowego. Doświadczony doradca polskich firm rodzinnych, w tym także w procesie sukcesji biznesu, współtwórca ostatecznej wersji ustawy o fundacjach rodzinnych. Najlepszy w Polsce doradca podatkowy w dziedzinie podatku dochodowego według 13. ,14. oraz 17. edycji rankingu „Rzeczpospolitej”. Specjalizuje się w sukcesji podatkowej, fundacji rodzinnej, podatkach dochodowych, kontrolach i postępowaniu podatkowym oraz w ochronie praw jednostki w prawie podatkowym i planowaniu podatkowym. LinkedIn