Zmiany w prawie a umowy z biurem rachunkowym – co aktualizować?

Zmiany w przepisach prawa mają bezpośredni wpływ na relacje między klientami a biurami rachunkowymi. Ewolucja przepisów podatkowych, księgowych oraz dotyczących ochrony danych osobowych wymusza nie tylko dostosowanie codziennej praktyki księgowej, ale także aktualizację zawieranych umów. Biura rachunkowe oraz ich klienci powinni na bieżąco analizować treść obowiązujących kontraktów i wprowadzać zmiany tam, gdzie pojawiają się nowe obowiązki lub możliwości wynikające z nowelizacji prawa. Co warto zatem aktualizować?  

Zmiany w prawie i umowa z biurem rachunkowym – KSeF nadchodzi 

Jednym z kluczowych obszarów wymagających regularnej aktualizacji umów z biurem rachunkowym jest ochrona danych osobowych. Wprowadzenie RODO i dynamiczne zmiany w przepisach dotyczących ochrony danych sprawiły, że w każdej umowie należy jasno określić zasady przetwarzania danych, obowiązki administratora i procesora, procedury zgłaszania naruszeń oraz odpowiedzialność za uchybienia. Brak aktualizacji klauzul RODO może narazić przede wszystkim samo biuro rachunkowe na wysokie kary administracyjne. 

Oprócz tego, zmieniające się przepisy podatkowe czy nowe obowiązki sprawozdawcze, takie jak Krajowy System e-Faktur (KSeF), powodują, że zakres świadczonych usług często musi być dostosowany do aktualnych wymogów. Umowy powinny jasno określać, czy biuro rachunkowe zajmuje się nowymi obowiązkami, np. obsługą KSeF, sporządzaniem dodatkowych raportów czy też zgłoszeń do rejestrów publicznych. W przeciwnym razie może dojść do nieporozumień, kto odpowiada za realizację określonych zadań. 

Pierwszym krokiem w aktualizacji umowy z biurem rachunkowym jest zatem precyzyjne określenie zakresu świadczonych usług. W związku z wprowadzeniem KSeF należy uregulować kwestie związane z wystawianiem faktur ustrukturyzowanych oraz ich przesyłaniem do systemu. Usługi związane z KSeF mogą wiązać się z dodatkowymi obowiązkami i kosztami, dlatego warto uwzględnić je w umowie. Kolejnym ważnym aspektem jest ustalenie terminów związanych z realizowaniem obowiązków wynikających z wprowadzenia KSeF. Warto precyzyjnie określić, kiedy i w jaki sposób biuro rachunkowe będzie realizować nowe obowiązki związane z wystawianiem faktur ustrukturyzowanych. Należy także uwzględnić daty wdrożenia KSeF oraz terminy, w których biuro rachunkowe będzie musiało dostarczyć przedsiębiorcy wymagane dokumenty i raporty. 

Na jakie zmiany jeszcze warto uważać? 

Z uwagi na rosnące znaczenie danych elektronicznych, umowy z biurami rachunkowymi powinny zawierać szczególne postanowienia dotyczące poufności. Przedsiębiorcy powinni zadbać o to, by umowa jasno określała obowiązki biura rachunkowego w zakresie ochrony danych osobowych oraz danych finansowych, w tym tych przechowywanych w systemach elektronicznych. 

Samo zaś wprowadzenie nowych obowiązków zwykle oznacza zwiększenie nakładu pracy biura rachunkowego. Dlatego warto aktualizować również postanowienia dotyczące wynagrodzenia, aby uwzględnić dodatkowe czynności, które nie były objęte pierwotną umową. Przejrzyste zasady rozliczeń minimalizują bowiem ryzyko konfliktów i zapewniają transparentność współpracy. 

Dodatkowo, nowelizacje przepisów mogą nakładać na biura rachunkowe dodatkowe obowiązki informacyjne wobec swoich klientów. Aktualizacja umowy w tym zakresie może obejmować określenie sposobu i terminu przekazywania informacji o zmianach w prawie, o ryzykach podatkowych czy też nowych wymaganiach dokumentacyjnych. Dzięki temu klient będzie lepiej przygotowany do realizacji własnych obowiązków, a biuro ograniczy swoją odpowiedzialność. 

Idąc dalej, wprowadzenie dużych zmian legislacyjnych może również wymusić potrzebę zmodyfikowania warunków wypowiedzenia umowy. Jeżeli zmiany prawa skutkują istotnym zwiększeniem zakresu pracy lub ryzyka po stronie biura rachunkowego, warto wprowadzić możliwość renegocjacji lub rozwiązania umowy za porozumieniem stron w określonych sytuacjach. Takie rozwiązania pomagają uniknąć długotrwałych sporów i pozwalają elastycznie reagować na zmieniające się realia prawne. 

Z uwagi na to, zmiany w prawie nie są tylko wyzwaniem dla biur rachunkowych pod względem operacyjnym – wpływają one także na konieczność aktualizacji zawieranych umów. Dostosowanie klauzul dotyczących ochrony danych osobowych, zakresu usług, wynagrodzenia, obowiązków informacyjnych czy też zasad wypowiadania umów pozwala zabezpieczyć interesy obu stron i utrzymać przejrzystość współpracy. Regularne przeglądanie i aktualizowanie umów powinno stać się standardową praktyką każdego profesjonalnego biura rachunkowego oraz jego klientów. 

Szukasz wzoru umowy na usługi księgowe i kadrowo-płacowe? Sprawdź i skorzystaj https://platforma.ikdp.jdmsite.com/courses/wzor-umowy-na-uslugi-ksiegowe-i-kadrowo-placowe/  

Autor

Redaktor prowadzący

Redaktor naczelny